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Le bureau suisse de déclaration a été mis en place par l'OFEV en accord avec les cantons, l'association suisse du froid ASF et le groupement promotionnel suisse pour les pompes à  chaleur GSP. Il veille à  ce que le traitement des données s'effectue dans le respect de la confidentialité et des dispositions concernant la protection des données personnelles et commerciales.

Le bureau reçoit les déclarations venant de toute la Suisse. Il saisit et traite par voie informatique les données qu'elles contiennent et assure aux autorités, en fonction de leurs compétences respectives, l'accès à  ces données sur Internet.